La présente politique de confidentialité rend compte des pratiques de The Language Room France SARL en matière de protection des données. Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos clients et de nos contacts. L’objet de la présente politique de confidentialité est d’expliquer ce que deviennent les données personnelles que nous collectons vous concernant et comment nous pouvons les utiliser. Toutes les informations que vous nous donnez seront utilisées conformément aux lois relatives à la protection des données et de la vie privée. Par conséquent, nous devons nous assurer que vous savez comment nous utiliserons vos informations et avec qui elles peuvent être partagées.

Conformément à la législation relative à la protection des données, nous sommes tenus :

• de vous informer de vos droits concernant le traitement et le contrôle de vos données à caractère personnel ;
• de conserver des informations exactes et de manière sécurisée ;
• de ne conserver que les données nécessaires pour vous proposer des informations sur nos produits et services ;
• de garder vos informations uniquement le temps d’accomplir l’objectif qui était poursuivi lors de leur collecte ;
• de traiter toute donnée à caractère personnel de manière licite et loyale ;
• de faire preuve de transparence concernant les informations que nous traitons et l’utilisation que nous en faisons.

Qu’entendons-nous par données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel comprennent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s’agir de votre nom, votre adresse électronique, l’entreprise qui vous emploie et votre poste. Nous collectons également des informations sur la manière dont vous utilisez le site Internet de The Language Room.

Quelles sont les données personnelles que nous recueillons ?

Nous collectons des données à caractère personnel lorsque vous, en tant que client ou partenaire, interagissez avec nous à des fins commerciales légitimes, ou lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site Internet.

Voici ci-dessous une liste non exhaustive des informations que nous recueillons.

• Votre titre de civilité (Monsieur, Madame),
• votre nom complet : prénom et nom de famille,
• votre poste,
• votre adresse électronique professionnelle (ou personnelle si vous choisissez de la donner),
• le nom et l’adresse de l’organisation pour laquelle vous travaillez,
• votre numéro de téléphone professionnel ou mobile (ou votre numéro personnel si vous choisissez de le donner),
• les informations relatives aux produits et services que vous souhaitez acheter ou que vous avez achetés.

Les données dont nous disposons à votre égard comprennent les informations que vous partagez avec nous et celles que nous collectons lorsque vous utilisez nos services.

Comment collectons-nous ces données ?

• Lorsque vous remplissez un formulaire sur le site Internet de The Language Room
• Grâce à l’utilisation de cookies lorsque vous naviguez sur notre site (consultez notre Politique d’utilisation des cookies pour plus d’informations)
• Lorsque vous nous donnez vos coordonnées par e-mail, courrier ou téléphone

Pourquoi et comment utilisons-nous les données personnelles ?

• Pour exécuter un contrat que nous avons passé avec vous, ou afin d’agir sur votre demande avant de conclure un tel contrat (établir un devis ou réaliser une traduction, par exemple).
• Pour un intérêt légitime en lien avec nos services.
• Pour respecter nos obligations légales et réglementaires.
• Pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
• Lorsque vous avez donné votre accord.

Traitement des données personnelles fondé sur un intérêt légitime

Qu’est-ce qu’un « intérêt légitime » ?

Les « intérêts légitimes » de The Language Room sont les intérêts que poursuit notre société, dans la conduite et la gestion de ses activités, afin de pouvoir offrir à ses clients la meilleure expérience possible (traduction d’un fichier contenant vos coordonnées, par exemple).

Pour quels intérêts légitimes traitons-nous vos informations ?

Nous traitons des informations à caractère personnel pour des intérêts commerciaux légitimes, notamment :

• lorsque le traitement de ces données nous permet de remplir nos obligations en tant que société (réaliser une traduction, par exemple) ;
• pour mieux appréhender la manière dont notre site Internet est utilisé ;
• pour protéger les informations qui présentent une valeur commerciale ainsi que notre propriété intellectuelle ;
• pour identifier et prévenir la fraude et les activités criminelles qui pourraient vous nuire ou être préjudiciables pour The Language Room ;
• à des fins de contrôle des risques liés au crédit, afin de nous assurer que nos clients sont en mesure de payer les biens et services que nous fournissons.

Partage de vos informations

Nous partagerons seulement vos données personnelles avec nos prestataires de services aux fins définies dans la présente politique de confidentialité. Nous exigeons de ces tiers qu’ils protègent vos données et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous pouvons également partager vos données personnelles si la loi nous y oblige.

Nous pouvons partager vos données personnelles dans les cas listés ci-dessous.

• Pour toute raison listée dans la section « Pourquoi et comment utilisons-nous les données personnelles ? »
• En vue de limiter le risque de fraude et protéger contre ces pratiques
• Si nous vendons tout ou partie de notre société à un tiers

Outre les motifs exposés dans la présente politique, nous ne partagerons vos données personnelles avec aucun autre tiers sans votre autorisation, sauf en cas d’obligation légale. En cas d’obligation légale, le fait que la loi nous impose de communiquer vos informations à des tiers constitue une base juridique nous autorisant à traiter vos données.

Stockage et sécurité des données

Nous savons que le respect de la confidentialité est d’une importance absolue et nous en faisons une priorité. Nous garantissons que toutes les données sont stockées de manière sécurisée, sur des serveurs sécurisés au sein de l’EEE. Si besoin, elles sont stockées sur des comptes protégés par mot de passe et accessibles uniquement par le personnel compétent. The Language Room traite tous les fichiers, documents et toutes les informations comme sensibles et confidentiels. Nous sommes également disposés à respecter toute exigence particulière de votre part et à signer votre propre accord de confidentialité si besoin.

Lorsque The Language Room partage des données personnelles avec un tiers, nous lui demandons d’adhérer à nos propres mesures de confidentialité et de sécurité afin de garantir que toutes ces données sont protégées et stockées de manière sécurisée. Tous nos traducteurs salariés ainsi que les traducteurs indépendants avec lesquels nous travaillons ont signé un accord de confidentialité détaillé. Aucun document ni aucune information vous concernant, relatifs à vos besoins ou au contenu de vos demandes ne sera transmis à un tiers sans qu’il ait au préalable signé cet accord. Vos données personnelles seront conservées de manière strictement confidentielle sans être partagées avec des tiers, sauf pour la poursuite de nos intérêts commerciaux légitimes, comme la traduction de vos fichiers, par exemple.

The Language Room considère tous les documents comme sensibles et confidentiels et prend des dispositions préventives afin d’empêcher tout traitement non autorisé ou illégal, toute perte ou destruction de données et tout dommage accidentel.

• Nous assurons la sécurité physique de tous les fichiers et documents (les projets et les dossiers du personnel sont tous conservés dans des classeurs/meubles verrouillés).
• Nous maîtrisons l’accès à toute information (tous les fichiers sont protégés par un mot de passe et l’accès aux fichiers et aux serveurs l’est également).
• Nous sommes protégés par un plan de continuité des affaires et un plan de reprise après sinistre.
• Nous assurons la formation de notre personnel quant aux systèmes et procédures de sécurité.

De plus, The Language Room s’engage à mettre en place et à suivre toute vos instructions relatives à la sauvegarde, la destruction, l’effacement ou la restitution des données afin de respecter les exigences individuelles de chaque client.

Vos droits

Si vous demandez la suppression de vos informations conformément à vos droits listés ci-dessous, nous conserverons certaines informations générales dans une liste de suppression afin d’enregistrer votre demande et d’éviter toute future communication non sollicitée.

Vous disposez des droits suivants concernant le traitement de vos données personnelles.

• Le droit d’être informé(e) des conditions applicables concernant la confidentialité : c’est l’objet de la présente politique de confidentialité.
• Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles fondé sur des intérêts légitimes.
• Le droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données. Vous pouvez faire cette démarche à tout moment.
• Le droit de demander la suppression des données que The Language Room n’a plus besoin de conserver.
• Le droit de déposer une plainte auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en cas de doutes quant à notre utilisation de vos informations personnelles. Consultez https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct/question/844 pour en savoir plus.
• Vous avez le droit de connaître les informations dont nous disposons sur vous. Il s’agit du droit d’accès. Vous pouvez obtenir ces informations en nous contactant grâce à la section Contact de notre site Internet.
• Le droit de rectification : nous nous assurons de ne conserver que des données exactes et à jour. Vous avez le droit de demander la rectification de toute éventuelle donnée inexacte.

Transfert de données à l’étranger

Toutes les données personnelles sont stockées conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux autres lois en la matière. Vos informations personnelles peuvent être transférées et stockées hors du Royaume-Uni et de l’UE aux fins décrites dans la présente politique. Nous prenons des mesures pour garantir que vos données personnelles bénéficient d’une protection adaptée lorsqu’elles sont transférées dans ces autres pays. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus sur les précautions que nous prenons afin de protéger vos données lors de ces transferts.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Aucune donnée personnelle n’est conservée plus longtemps que nécessaire.

Cookies et outils de suivi

Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique d’utilisation des cookies.

Changement de notre politique de confidentialité

Nous sommes susceptibles de mettre à jour la présente déclaration de confidentialité si nécessaire. Veuillez la consulter régulièrement pour prendre connaissance de toute modification éventuelle. Le cas échéant, nous vous informerons de tout changement effectué.

Nous contacter

Si vous souhaitez consulter The Language Room concernant toute question en lien avec la présente politique de confidentialité, veuillez nous contacter en utilisant la section Contact de notre site Internet.